「領収書って、いつまで取っておけばいいの？」——個人事業主やフリーランスの方から、確定申告の時期に必ず出てくる疑問です。この記事では、領収書・レシートの保存期間の基本と、紙のまま溜め込まずに電子で残すコツを、確定申告の準備の流れにそって解説します。
領収書の保存期間は原則5〜7年
個人事業主の場合、帳簿や領収書などの書類は、確定申告の方式によって保存期間が決まっています。
- 青色申告: 帳簿は7年、領収書・請求書などの書類は原則7年（一部5年）
- 白色申告: 領収書などの書類は5年、帳簿は7年
「思ったより長い」と感じる方が多いはずです。数年分の紙の領収書を、色あせやインクの消えに気をつけながら保管し続けるのは、意外と大きな負担になります。
保存期間は、その年の確定申告期限の翌日から数えます。年をまたいで少しずつ積み上がっていくので、早めに残す仕組みを作っておくのがおすすめです。
紙のまま溜め込むと起きる3つの問題
領収書を封筒や箱にとりあえず入れておく——という方法は、次のような問題を招きがちです。
- 感熱紙のレシートは消える: コンビニやスーパーのレシートは時間が経つと文字が薄くなり、数年後に読めなくなることがあります。
- 探せない: 「あの経費の領収書どこだっけ」と、確定申告の直前に山の中を探すことになります。
- 金額の集計が大変: 紙を1枚ずつ電卓で合計するのは時間もかかり、ミスも起きやすい作業です。
電子で残せば保存も集計もラクになる
こうした問題は、領収書を撮影して電子で残すことで大きく減らせます。ポイントは「撮る」「仕訳する」「検索できる状態にする」の3つです。
撮ったその場でデータ化
レシート読み取り（OCR）を使えば、領収書を撮影するだけで日付・金額・店名などを自動で読み取り、仕訳案まで作成できます。感熱紙が消える前にデータにしておけば、あとから読めなくなる心配もありません。
検索できる形で保存する
優良な電子帳簿の考え方では、日付・金額・摘要などで検索できることが重視されます。KS経費＆売上管理では、訂正・削除の履歴を自動で残しつつ、あとから条件で探せる形で保存できます。詳しくは優良な電子帳簿への対応で説明しています。
まとめて取り込むこともできる
過去分の明細やほかの会計ソフトのデータがある場合は、なんでも取り込みでファイル形式を問わずアップロードし、仕訳のたたき台を作れます。
確定申告の準備は「登録→集計→転記」
領収書を電子で残しておけば、確定申告の準備はぐっとシンプルになります。
- 日々の領収書・交通費・売上を登録する
- 確定申告の時期に集計ボタンを押して、試算表・損益計算書・貸借対照表を作る
- 結果を確定申告書（紙またはe-Tax）に転記する
この流れは使い方3ステップで詳しく紹介しています。日々コツコツ残しておくほど、申告直前の負担が軽くなります。
まとめ
- 個人事業主の領収書は原則5〜7年の保存が必要
- 感熱紙のレシートは消える前に撮影してデータ化するのが安心
- 検索できる形で電子保存しておくと、保存も集計もラクになる
まずは無料プランで、領収書を撮ってデータで残す習慣から始めてみてください。